Tertib Administrasi & Surat Menyurat PMII
PEDOMAN UMUM
Surat
Yang dimaksud dengan surat dalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
2.1.1.1. Sistematika Surat
Surat menyurat resmi organisasi dengan sistematika sebagai berikut :
a. Nomor surat, disingkat No.
b. Lampiran surat, disingkat Lamp.
c. Perihal Surat , disingkat Hal.
d. Sialamat surat, “Kepada Yth dst”
e. Kata Pembuka Surat “Assalaamu ‘Alaikum ……. “
f. Kalimat Pengantar “ Salam silaturrahmi …………. “
g. Maksud surat
h. Kata Penutup, “Wallahul Muwaffiq dst”, wassalaamu ‘alaikum dst”
i. Tempat dan tanggal pembuatan surat.
j. Nama Pengurus organisasi beserta jabatan
2.1.1.2. Bentuk Surat
Seluruh surat organisasi (resmi), kecuali jenis surat khusus, ditulis dengan bentuk block style, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatangan surat berada ditepi yang sama.
2.1.1.3. Jenis surat
Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua jenis surat, yakni Umum dan khusus. Surat Umum adalah surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai sarana komunikasi tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi. Dan surat khusus adalah jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi, produk normatif organisasi dan landasan pijak organisatoris. Jenis tersebut diklasifikasikan kedalam dua sifat; intern dan ekstern.
2.1.1.4.Kertas Surat
Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 80 gram dan berkop (kepala surat PMII). Kop berikut amplop berisikan :
a. Lambang PMII, sebagaimana ditentukan pada lampiran AD/ART PMII
b. Tulisan berupa tingkatan kepengurusan dan alamat organisasi.
2.1.1.5. Nomor Surat
Seluruh surat resmi, organisasi disemua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas :
a. Nomor surat.
b. Kode kepengurusan yang telah ditetapkan
c. Tingkat dan periode kepengurusan
d. Jenis surat dan nomor surat.
e. Penanda Tangan surat
f. Bulan pembuatan surat.
g. Tahun pembuatan surat.
2.1.2. Stempel
2.1.2.1. Bentuk Stempel
Stempel organisasi untuk semua tingkatan organisasi berbentuk persegi panjang bergaris tunggal.
2.1.2.2. Ukuran Stempel
Stempel resmi organisasi berukuran panjang 6 cm dan lebar 3 cm.
2.1.2.3. Tulisan Stempel
Stempel resmi organisasi berisi :
a. Lambang PMII disebelah kiri
b. Tulisan disebelah kanan terdiri dari:
1) Tingkatan kepengurusan, baris pertama
2) Nama organisasi, baris kedua: ”pergerakan”; baris ketiga: ”mahasiswa islam”; baris ke-empat: ”indonesia”.
3) Nama tempat atau daerah, baris kelima.
2.1.2.4. Tinta Stempel
seluruh jenis stempel disemua tingkatan menggunakan tinta stempel warna merah.
2.1.3. Buku Agenda
2.1.3.1. Ukuran Buku
Pada dasarnya seluruh jenis buku dapat digunakan sebagai buku agenda, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.
2.1.3.2. Model Buku
Buku agenda surat terdiri atas buku agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk, model yang digunakan keduanya adalah sebagai berikut ;
a. Buku agenda surat keluar, terdiri atas kolom ;
1) Nomor urut pengeluaran
2) Nomor Surat
3) Alamat surat
4) Tanggal Surat ;
a) Tanggal Pembuatan
b) Tanggal Pengiriman
5) Perihal Surat
6) Keterangan
b. Buku Agenda surat masuk, terdiri atas kolom ;
1) Nomor urut penerimaan
2) Nomor surat
3) Alamat surat/pengirim
4) Tanggal surat ;
a) Tanggal Pembuatan
b) Tanggal Penerimaan
5) Perihal Surat
6) Keterangan
2.1.4. Buku Kas
2.1.4.1. Ukuran Buku Kas
Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.
2.1.4.2. Model Buku Kas
Buku Kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi menggunakan model buku kas yang terdiri atas kolom ;
a. Nomor urut penerimaan
b. Uraian sumber kas
c. Jumlah uang yang diterima
d. Nomor urut pengeluaran
e. Uraian penggunaan kas
f. Jumlah uang yang dikeluarkan
2.1.5. Buku Invetarisasi
2.1.5.1. Ukuran Buku Inventarisasi
Buku inventaris dapat menggunakan pelbagai jenis dan ukuran buku yang sesuai dengan kolom yang diperlukan
2.1.5.2. Model Buku Inventarisasi
Buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi menggunakan model buku yang terdiri atas kolom ;
a. Nomor urut.
b. Nama barang.
c. Merk barang.
d. Tahun pembelian.
e. Jumlah barang
f. Keadaan barang.
g. Keterangan.
2.2. Pedoman Teknis
2.2.1 Surat
2.2.1.1. Sebelum proses pengetikan surat, sedapat mungkin membuat draft atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan.
2.2.1.2. Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuat copy atau salinannya buat di file atau di arsip.
2.2.1.4. Setiap penomoran surat mengandung 6 item kode (untuk PB) dan 7 item kode(untuk PKC/PC/PK/PR) yaitu :
a. Nomor surat
b. Tingkat kepengurusan
1) Pengurus Besar disingkat PB
2) Pengurus Koordinator Cabang disingkat PKC
3) Pengurus Cabang disingkat PC
4) Pengurus Komisariat disingkat PK
5) Pengurus Rayon disingkat PR
c. Jenis Surat dan Nomor Urut :
Untuk Pengurus Besar :
1) Internal Khusus, seperti surat keputusan ditandai dengan kode : 01
2) Internal Umum, seperti surat-surat biasa selain surat keputusan, ditandai kode ; 02
3) Eksternal Khusus, seperti surat mandat khusus, audiensi dengan pejabat dll, dipakai kode : 03
4) Eksternal Umum adalah surat yang bersifat umum, ditandai dengan kode :04
Untuk Pengurus Koorcab, Cabang, Komisariat dan Rayon:
1) Internal (Khusus dan Umum), ditandai dengan kode : 01
2) Eksternal (Umum dan Khusus), dengan kode : 02
d. Penandatangan Surat
Untuk Pengurus Besar:
1) Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Sekjend ditandai dengan kode : A-I
2) Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Wakil Sekjen ditandai dengan kode : A-II
3) Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Sekbid ditandai dengan kode : A-III
4) Jika Penanda tangan surat adalah Ketua dan Sekjend, ditandai dengan kode : B-I
5) Jika Penanda tangan surat adalah Ketua dan Wakil Sekjend, ditandai dengan kode : B-II
6) Jika Penanda tangan surat adalah Ketua dan Sekbid, ditandai dengan kode : B-III
7) Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Sekjend, Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-I
8) Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Wakil Sekjend, Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-II
9) Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Sekbid, Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-III
10) Jika penanda tanganan surat adalah ketua umum sendiri, ditandai dengan kode: A-O
Untuk Pengurus Koorcab dan Cabang:
1) Jika Penandatangan surat adalah Ketua Umum dan Sekretaris Umum ditandai dengan kode : A-I
2) Jika Penandatangan surat adalah Ketua Umum dan Sekretaris ditandai dengan kode : A-II
3) Jika Penandatangan surat adalah Ketua dan Sekretaris Umum ditandai dengan kode : B-I
4) Jika Penandatangan surat adalah Ketua dan Sekretaris ditandai dengan kode : B-II
5) Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Sekretaris Umum, Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-I
6) Jika Penanda tangan surat adalah Ketua umum dan Sekretaris, Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-II
7) Jika penandatanganan surat adalah ketua umum sendiri, ditandai dengan kode: A-O
Untuk Pengurus Komisariat dan Rayon:
(1). Jika Penandatangan surat adalah Ketua dan Sekretaris, ditandai dengan kode : A-I
(2). Jika Penandatangan surat adalah Ketua dan Wakil sekretaris, ditandai dengan kode : A-II
(3). Jika Penandatangan surat adalah Wakil Ketua dan Sekretaris, ditandai dengan kode : B-I
(4). Jika Penandatangan surat adalah Wakil Ketua dan Wakil sekretaris, ditandai dengan kode : B-II
Khusus yang berkaitan dengan Masalah Keuangan organisasi :
(1) jika Penandatangan surat adalah Ketua, Sekretaris dan Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-I
(2) Jika Penandatangan surat adalah Ketua, Wakil Sekretaris dan Bendahara/Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-II
e. Bulan surat
Kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan dan ditulis dengan angka.
f. Tahun Surat
Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat dan ditulis dengan angka.
g. Kode Koorcab/Cabang
Khusus untuk Koorcab dan Cabang mencantumkan kode daerah dan diletakkan setelah kolom tingkat kepengurusan dan periode tingkat kepengurusan. Kemudian untuk komisariat dan rayon cukup menentukan kode cabang yang bersangkutan:
1) Koorcab/cabang yang berada diwilayah Sumatra ditandai dengan kode: U
2) Koorcab/cabang yang berada diwilayah Lampung ditandai dengan kode (U-05)
3) Koorcab/cabang yang berada diwilayah Jawa dan Madura ditandai dengan kode: V
4) Koorcab/cabang yang berada diwilayah Kalimantan ditandai dengan kode: X
5) Koorcab/cabang yang berada diwilayah Sulawesi ditandai dengan kode: Y
6) Koorcab/cabang yang berada diwilayah Papua ditandai dengan kode: Z
Koorcab/cabang dapat dilihat pada daftar kode alamat Koorcab/Cabang PMII.
CONTOH PENULISAN SURAT
A. Pengurus Besar
Nomor : 001.PB-XIV.02-001.A-I.09.2007
001 : Nomor urut surat keluar
PB : Pengurus Cabang
XIV : Periode ke 14
02 : jenis surat Internal
001 : Nomor urut surat jenis tersebut
A-I : Ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Jendral
09 : Bulan ditetapkannya surat
2007 : Tahun Pembuatan Surat
B. Pengurus Koordinator Cabang
Nomor : 020.PKC-XIV.V-04.01-016.A-II.09.2007
020 : Nomor urut surat keluar
PKC : Pengurus Cabang
XIV : Periode ke 14
V-04 : Kode Koorcab Jawa Timur
01 : Nomor jenis surat Internal (Umum dan Khusus)
016 : Nomor urut surat jenis tersebut
A-I : Ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris
09 : Bulan ditetapkannya surat
2007 : Tahun Pembuatan Surat
C. Pengurus Cabang
Nomor : 064.PC-XIV.V-04.02.01-054.A-I.09.2007
064 : Nomor urut surat keluar
PC : Pengurus Cabang
XIV : Periode ke 14
V-04 : Kode Koorcab Jawa Timur
02 : Kode Cabang Malang
01 : Jenis surat Internal (Umum dan Khusus)
054 : Nomor urut surat jenis tersebut
A-I : Ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum
09 : Bulan ditetapkannya surat
2007 : Tahun Pembuatan Surat
D. Surat Pengurus Komisariat
Nomor : 021.PK-XI.V-04.02.01-015.B-II.09.2007
021 : Nomor urut surat keluar
PK : Pengurus Komisariat
XI : Periode ke 11
V-04 : Kode Koorcab Jawa Timur
02 : Kode Cabang Malang
01 : jenis surat internal (Umum dan Khusus)
015 : Nomor urut surat jenis tersebut
B-II : Ditandatangani oleh Wakil Ketua dan Wakil Sekretaris
09 : Bulan ditetapkannya surat
2007 : Tahun Pembuatan Surat
E. Surat Pengurus Rayon
Nomor : 016.PR-IX.V-04.02.02-07.A-I.09.2007
016 : Nomor urut surat keluar
PR : Pengurus Rayon
IX : Periode ke 9
V-04 : Kode Koorcab Jawa Timur
02 : Kode cabang malang
02 : Jenis surat Eksternal (Umum dan Khusus)
07 : Nomor urut surat jenis tersebut
A-I : Ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris
09 : Bulan ditetapkannya surat
2007 : Tahun Pembuatan Surat
2.2.1.5. Seluruh jenis surat keluar yang dikirim melewati hierarki organisasi secara vertikal, wajib memberikan tembusan.
2.2.1.6. untuk surat kepanitiaan sedapat mungkin mempedomani tatacara penomoran surat sebagaimana tercantum pada point 2.2.1.3. dan 2.2.1.4.
2.2.1.7. Penandatangan seluruh jenis surat-surat harus menggunakan tinta warna hitam.
2.2.2. Stempel
2.2.2.1. Pembubuhan stempel organisasi pada surat resmi organisasi diusahakan sedapat mungkin agar tertera ditengah-tengah antara dua tandatangan pengurus dan tidak menutupi nama pengurus yang bertanda tangan.
2.2.2.2. Pengurus yang berwenang memegang stempel organisasi adalah Ketua umum atau sekjen (untuk PB), Ketua umum atau sekretaris Umum (untuk Koorcab/Cabang), dan Ketua atau sekretaris (untuk komisariat dan rayon).
Tambahan Khusus
Dalam setiap pengajuan permohonan Surat Keputusan (SK) Kepengurusan diseluruh tingkatan harus menyertakan Berita Acara.
III. PENUTUP
3.1. Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi ini akan berfungsi sebagaiman mestinya, jika seluruh anggota dan pengurus disemua tingkatan organisasi berkemauan keras melakukan pedoaman ini secara sungguh-sungguh.
3.2. Hal-ahal yang belum terjangkau dalam pedoman ini akan diatur kemudian oleh Pengurus Besar.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar